Guide för digitalt möte

Följande guide ger en grundläggande vägledning i hur vi kan genomföra möten (i detta fall ett årsmöte) digitalt om det inte är möjligt att träffas fysiskt.

Microsoft Teams

För att genomföra möten har vi valt att använda kommunikationsverktyget Teams från Microsoft. Verktyget går att använda direkt i webbläsaren om du inte vill installera en klient på din dator. Det går också att använda Teams i din smartphone.

För att ansluta till mötet klickar du på länken du fått i mailet som går ut till alla aktiva medlemmar strax innan mötet. Om du inte fått något mail bör du kolla din spam-korg så att det inte fastnat där. Ifall du fortfarande inte hittar mailet trots att du är medlem – kontakta oss på info@dfe.se så skickar vi den till dig.

När du ansluter till mötet kommer din Teams-klient automatiskt starta om du har den installerad. Om du inte har den installerad kommer du får ett val liknande detta

Teams kan användas direkt i webbläsaren utan någon installation (mittenalternativet).

Väl ”Continue on this browser” (eller motsvarande alternativ på ditt valda språk) för att använda Teams direkt i Webbläsaren. Detta är det enklaste sättet om du inte vill installera något på din dator.

Du kommer få en dialog liknande denna (notera hur pedagogiskt jag visar var du skriva skriva ditt namn!). Använd ditt riktiga namn här – inte ett smeknamn eller alias eftersom vi kommer använda detta namn för att justera röstlängden:

Fyll i ditt riktiga namn i fältet

Om du använder Teams-klient som inte är inställd att visa ditt riktiga namn (t.ex. på grund av att du använder en jobb-dator eller liknande) så kommer vi kontakta dig i chatten för att säkerställa vem du är.

Under mötet

Vi rekommenderar alla deltagare att stänga av sina webbkameror under pågående möte. Dels för att det kan vara distraherande för övriga deltagare men också för att video-strömmen använder bandbredd vilket ibland kan göra att ljudet kan hacka ifall någon har problem med sin bandbredd.

Under mötet kommer vi stänga av alla deltagares mikrofon (mute) ifall ni själva inte gjort detta för att det inte ska bli för stökigt i mötet. Vill du säga säga något eller ställa en fråga kan du trycka på den lilla ikonen som liknar en hand i verktygsfältet:

Tryck på handsymbolen för att räcka upp handen

Att trycka på handsymbolen motsvarar att räcka upp handen under ett möte och kommer att synas för den som leder mötet och övriga deltagare. För att ta ner handen kan du trycka en gång till på samma symbol.

Observera att du själva måste slå på din egen mikrofon om du vill prata.

Till höger om handsymbolen finns det en ikon som liknar en talbubbla. Genom att trycka på denna får du upp chat-rutan i vilken du kan skriva meddelande som syns för alla deltagare. Den som leder mötet eller en bisittare kommer hålla koll på chatten för att se om det dyker upp några frågor eller kommentarer.

Röstning

I normala fall, i ett vanligt fysiskt möte med deltagarna i samma lokal, fattas beslut med acklamation om inte någon deltagare begär rösträkning. Acklamation innebär att ordförande ställer en fråga och deltagarna svarar ”Ja”. Sedan frågar ordföranden ”Någon däremot?” varvid de som är mot kan svara ”Ja” (man ropar således aldrig ”Nej”). Ordförande bestämmer sedan om det var flest som var positiva eller flest negativa och meddelar vilket beslut som fattats. Skulle någon inte instämma med Ordförandes tolkning kan denne begära rösträkning genom att helt sonika ropa ”Rösträkning”. Ordföranden kommer då – med hjälp av rösträknarna – genomföra en handuppräckning för att säkerställa resultatet.

Att genomföra motsvarande röstning via Teams är något krångligare då inte deltagarna finns fysiskt i samma rum, deltagare kan ha mikrofonen avstängd eller tekniken kan strula på annat sätt. Röstningsförfarandet kommer vara liknande men för att säkerställa att alla får möjlighet att delta kommer kontrollfrågor ställas om så behövs. Tiden att svara kommer också vara extra lång och kommer också vara tillåtet att använda chatten för göra sin röst hörd ifall inte mikrofonen fungerar. Ordföranden och bisittare kommer göra sitt yttersta för att säkerställa en rättvis och säker röstning.

Om situationen kommer infinna sig att någon begär rösträkning kommer den ske genom att röstlängden gås igenom deltagare för deltagare. Varje deltagare kommer få frågan och kommer då ges möjlighet att svara ”Ja”, ”Nej” eller ”Avstår”.

Sluten omröstning (dvs. anonym omröstning där ingen kan se hur deltagare röstar) kommer ej kunna genomföras på ett säkert sätt via Teams. Hamnar mötet i ett läge där sluten omröstning krävs kommer punkten bordläggas eller mötet avslutas.

För att säkerställa att alla deltagare vet hur en omröstning kommer gå till så kommer ordförande för mötet hålla en genomgång innan röstningen genomförs.

Har du några övriga frågor om hur Teams används eller hur mötet kommer att gå till är du välkommen att kontakta oss!

By |2020-11-28T09:28:53+01:0028 nov 2020|Okategoriserade|0 Comments